社内ポータルサイトを作ろう！
2021年最新！話題のNotionを使った社内ホームページのひな形でカンタンにデジタル化しよう！
目次
2021年最新！話題のNotionを使った社内ホームページのひな形でカンタンにデジタル化しよう！ひな型をいじるだけでこんなことができる！社内ポータルサイトとは社内の情報を集めるデジタル化の「入口」に今までのツールは、中小企業には高価、自走できない！Notionとは中小企業こそデジタル化が必要具体例：「あの議事録どこ行った？」問題具体例：あの資料どこ行った問題具体例：プロジェクトの進捗確認具体例：紙の資料、災害で無くなったらどうしよう問題DX化の手助けにも！マニュアルが充実！もしわからなくなったら？Notionで、会社のホームページも作れちゃう？まずは無料登録してみよう！よくあるご質問Q : 結局みんな使わなくなるんじゃないですか？Q : セキュリティは大丈夫ですか？Q : できない機能もありますか？Q : 地震や台風でPCが使えなくなった場合は？Q : 管理者は必要ですか？
ひな型をいじるだけでこんなことができる！
今話題のNotion（詳しくは後ほど）を使って、社内ホームページ（ポータルサイト）のひな形を作りました！このひな形を無料でダウンロードし、文言を自分の社名に書き換えるだけで、自社の社内ホームページが作れてしまいます！
このひな形に、～50名程度の会社やチームで使う様々なツール・データを一つにまとめました。
例えば
- 各部署で共有できる、議事録データベース。
これで、1年前のメモを5秒で見つけられます！
- 議事録にはフォーマットを作成可能。ひな形設定済み。
- トラブル、クレーム対応の進捗が一目でわかる！
最優先のクレームの進捗が、出先からでもわかります！
- 社員で共有できるデジタル書庫
いつも探すのに苦労している参考資料、あの人のPCにしかない図書がみんなで共有できます！
…などなど。
いろんな情報がまとめられて、共有できます。
すでに約30社が利用！好評を得ており、ありがたいことにいくつかの連携の提案などもいただいております。
⇒ 登録はこちら
社内ポータルサイトとは
社内の情報を集める
ポータルとは、[portal:門、扉、入口]を示す英語で、ポータルサイトとは、まさに社内の情報の入口となるサイトです。GoogleやYahoo！などの検索サイトでは、インターネットの情報を検索することができますが、社内ポータルサイトは、社内のみで活用し、情報を検索、共有します。
デジタル化の「入口」に
現在、中小企業のデジタル化（DX）の必要性が言われており、聞いたことがある方も多いのではと思います。中小企業の社内ポータルサイトに情報を整理すること、またそれを利用すること通して社員の皆さんのITリテラシー（読み書き能力）を上げることによって、会社のデジタル化を推進することができると考えます。
今までのツールは、中小企業には高価、自走できない！
今までのツールでは、小規模な社内ポータルサイトの作成に40-60万円程度かかります。そして運用、保守に１ヶ月あたり1万円～10万円（！）かかっていました。これでは、従業員数人～数十人規模の企業では、ナカナカ手が出せません。また、自社でメンテナンスすることもできないので、従業員のスキルも上がらず、ベンダーの言いなりにならざるを得ない状況でした。
Notionとは
Notionは、「主要なクラウドサービスが集約された万能ツール」です。米国発祥のサービスでユーザー数は1000万人を超え、名だたる企業が情報共有ツールとして活用しています。まだまだ十分とは言えませんが、近年日本語サービスも開始されています。
クラウドサービスは大変便利ですが、数多くのサービスが乱立しているため一つ一つの使い方に習熟する必要があり、サービス間のデータ移動なども煩雑になりがちです。
Notionには、多くのクラウドサービスの機能が組み込まれているため、ネットワーク上での情報共有・管理・分析といった作業を劇的に効率化できます。
Notion はドンドン新機能を実装してますます便利になっています。この便利機能を活用したページの作り方もドンドンアップデートする予定です。アップデート情報は登録された方に連絡しますので、コチラからぜひ登録ください。
⇒ 登録はこちらから
中小企業こそデジタル化が必要
中小企業にはデジタル化が必要と言われています。中小企業白書（2021年版まとめ）にも「デジタル化推進に向けては、デジタル化に積極的な組織文化の醸成や業務プロセスの見直しなどの組織改革を、経営者が関与し、全社的に推進していくことが重要。（参照）」と謳われています。
でも、これだけでは具体的にどういうことをすればいいかイメージできないですよね。
ここで提供するひな形を活用してデジタル化することによって、具体的にはこんな問題を解決できます。
具体例：「あの議事録どこ行った？」問題
いろんなチームやプロジェクトで打合せをして、「あの時の議事録どこ行った？」となること、ありますよね。手書きメモだけだったり、個人のPCに残ってたり、ホワイトボードの写真だけだったり。
私たちが作ったひな型では、社内の全ての議事録を一か所にまとめ、ひとつのデータベースを様々な場所で見られるようにしました。
具体的には、「全議事録書庫」を作成し、すべてのミーティングの議事録をここに保存するようにします。この表を、例えば営業部では、営業部に関連するものだけ選び出して表示させるようにしています。これで、ひとつのデータベースを別々のところに表示できます。
ほかの部署やプロジェクトも同様にすれば、すべての議事録は「全議事録書庫」を確認すればOK、の状態にできます。
また、営業部の議事録リストから新たに議事録を追加しても、全議事録書庫に追加されて同期されます。
具体例：あの資料どこ行った問題
技術資料や連絡先、その他保存していたデータ。。。紙やPDFなど、ごちゃごちゃになってどこに行ったか分からない、担当者しか場所を知らない、そういうことありませんか？みんなで共有すべきデータはクラウドに保存して、このひな形にデータベースとして保存しておけば、探す手間も少なく、みんなで見ることができます。
また、データが個人のPCのみにある場合についても、共有のデータ置き場をNotion 上に作成し、そこに保存するのをルール化すれば、いつでもみんなで見ることができます。
具体例：プロジェクトの進捗確認
プロジェクトの進捗確認や、ToDo管理、何をすべきだったか、どこまで進んだかなど、管理がタイヘンですよね。そのままうやむやになったりすることもしばしば。
そんな管理を一目でできるようにするのが「Board View」。下の動画のように、今どこまで進んでるか、一目で見ることができ、動かすことができます。また、ダブルクリックすると大きなシートになり、担当、期限、詳細を書き込むなど様々な管理が可能です。
具体例：紙の資料、災害で無くなったらどうしよう問題
昔から保存している紙資料、書庫にたくさん残っていることありませんか？異常気象や地震など、思いもよらない災害などが頻発している昨今、そういった大切な紙資料が災害や事故で亡くなってしまうリスクがあります。まずはPDF化などでデジタル化して、データベース化してしまえば、そういったリスクもなくなります。また、テレワーク化する場合には、社内と同等、検索性が上がるのでそれ以上の作業効率になります。このように整理されたデータは、出先から確認する場合にもとても役立ちます。
もし、スキャンしたり整理する時間がない場合は、クラウドワークスなどのクラウドソーシングサイトなどで外注するのもおススメです。
DX化の手助けにも！
最近、「DX」という言葉を聞くことありませんか？「DX」とは、「デジタルトランスフォーメーション」の略です。様々な意味がありますが、本当の意味でのDXは、デジタル化することによって、仕事のしかた、会社の仕事の仕組みそのものやビジネスモデルまでも変化させることだと言われます。その土台となるのがデジタル化で、デジタル化がきちんとできていないと、効果的な「DX」を推進することができません。
きちんと「DX」するためには、お仕着せのツールを使うのではなく、自社で変更していく力も必要となります。そういう意味でも、比較的簡単に、しかもひな形をベースに自らの手で造っていけるのでDX化の基礎を築くのにも最適です。
よくあるご質問
Q : 結局みんな使わなくなるんじゃないですか？
A： 社員・チームのみなさんが良く使うデータが整理されていれば、自然とみんなアクセスするのではないでしょうか。入力がカンタンなため、みんな使用します。他社の事例では、グループウェアをNotionに変えることにより、以前は1/3程度の利用率だったチームが、利用率100％（1ヶ月あたり）、そのうち毎日利用する人が50%以上に増えたという事例もあるようです。ワードやエクセルのように簡単に入力できるのもNotionの魅力です。また、モバイルアプリもあり、外からも簡単に使用できます。
Q : セキュリティは大丈夫ですか？
A： セキュリティ規格を満たしております。個人情報などは別管理。データのシェアレベルは調整可能です。
Q : できない機能もありますか？
A： Notionをベースとするため、Notionの限界によりできる機能、できない機能はあります。しかしながら、API連携により多くのアプリケーションとつなげることができます（パブリックβ版 2021/8/8現在）ので、かなりのことができます。また、Notion内に画面を埋め込むことも可能ですので、多くのクラウドアプリケーションと一体として運用することが可能です。
Q : 地震や台風でPCが使えなくなった場合は？
A： Notionはクラウドサービスですので、地震や台風でPCが使えないときでも、スマホやタブレットからご使用可能です。
Q : 管理者は必要ですか？
A： メインで管理する人は置いた方が良いでしょう。参加者のアカウントや参加許可などの管理は必要になります。