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チームスペースのキホン

 
 

チームスペースとは

以前の、ワークスペースセクションの概念を自分たちで設計できるようになったものです。いくつかのページをグループにし、自由にまとめられるようになりました。
例えば、営業、デザイン、エンジニアリングなどの部署単位。他にはプロジェクトやプロダクトごとにチームスペースを作り、サイドバーを自由に利用可能です。
 
以前のワークスペースレベルのページ（ワークスペースに表示されていたページ）は、「General」ないしは、「一般」という名前のチームスペースに自動的にまとまります。
 
つまり、Slackのセクションに近いです。ただし、Notionのチームスペースは全体に影響があるので、Slackのように個人で自由に使えるものではありません。
 
 
サイドバーを中心にページを設計している時には、非常に便利になる機能です。
ただし、1ページ配下に多くのページを置く構成や、共通化DBで運用しているパターンは、一考の余地有りです。
 
 
チームスペースには3つの見え方があります。
種別概要チーム外からの 存在認知自分から参加チーム外からの ページ閲覧権限プラン
オープン旧来のワークスペース。 自由に閲覧可能で、メンバーとして参加/退出もユーザーセルフにできます。○○○チーム 以上
クローズド新しい概念。 存在を認知できるが、招待制。○✕✕チーム 以上
プライベート旧来のシェアと同様の概念。存在を認知できず、招待制。✕✕✕エンプラ以上
設計例
オープン
  • 全社共有コンテンツ
  • 勉強会
  • ナレッジ共有
  • 各部署
  • プロジェクト
クローズド
  • 各部署
  • プロダクト
  • 揮発性の低いプロジェクト
プライベート
  • 各部署
  • プロダクト
  • 揮発性の低いプロジェクト
結局は、会社の雰囲気に大きく依存して設計方針が変わります。
 
「チームスペースに参加」 とは？
昔の表現で言うと、複数ページ一気に共有されるのと同じ状態です。
つまりチームスペース内の、ページ閲覧や作成ができるようになるということですが、権限はチームスペースの設定次第です。 メンバーであるというのは、いくつかのページを見られる以上の事ができます。
 
 

UIの変更点

  • サイドバーにチームスペース一覧が追加
      • ワークスペースチームスペース配下の General(一般) に全移行
      シェアそのまま
      プライベートそのまま
       
  • チームスペースの一覧表示
      • オープン誰でも出てくる。自由に参加できる。
      クローズド誰でも出てくる。（参加はできない）
      プライベート参加しているメンバーしか出てこない。
  • トップバーにチームスペースが表示
      • チームスペース内のページは、トップバーに出てきます。サイドバー表示してない人は、パンくずがつかいやすくなります。
 
 

チームスペースの操作

  • チームスペースの作り方
      • サイドバーから作成可能です。
      ※チームスペースは誰でも作成できますが、ワークスペース設定によっては作成できません。
       
  • チームスペースの探し方
      • サイドバーに新たに追加された機能から、オープンになっているチームスペースを閲覧できます。
       
 
  • オープンチームスペースの参加
      • オープンなチームスペースはユーザーセルフに参加可能です。参加しなくとも、中のデータは閲覧できます。
  • 招待の仕方
      • 追加時にチームスペースオーナー or メンバーを選ぶ事ができます。
  • アーカイブのやり方
      • チームスペースをアーカイブすると、データはワークスペースオーナーへ委譲されます。ワークスペースオーナーであれば復元可能です。
       
 
チームメンバーに入れずとも、ページごとに相手を指定してシェアすることも今まで通り可能です。（ゲストも同様）
 

設計サンプル

全社向けのWikiや会社からの周知などのコンテンツを配置したい
  • オープンで作成。
  • デフォのアクセス権を読み取り権限にする。
  • 全社で編集できるナレッジ等のページを作る場合には、メンバーの権限をページごとに昇格する。
デフォルトを編集権限にして、一部読み取り権限でもOK。ワークスペースというものが、General/一般 の下層概念に包含されただけ、という形です。
 
オープンマインドでチームごとに全公開で読み取りにしたい。けど見る見ないは相手に任せたい
  • オープンで作成。
  • デフォのアクセス権を読み取り権限にする。
  • 部署など編集するチームメンバーは各ページごとに編集権限を付与する。
旧来のワークスペースの要素を持ちオープン性は保ちつつ、チームの入退室ができるという形を取れます。 ただし、リテラシーが高めのチームで無いと運用できないかもしれません。
 
 
 
必要なメンバーだけのスペースを作りたい。
  • クローズド or プライベートで作成する。
  • 必要メンバーを追加して、フルアクセス権限 or 編集権限を付与する。
  • サイドバーのカスタマイズはお好みで。（数名であれば、制限しないのがベター。）
通常はこのパターンが多いと思います。
 
 
外部公開は基本NGだけど、限定的に外部公開できるエリアを作りたい。
  • ワークスペースオーナーが実施する。
  • プライベートで作成する。
  • ワークスペースオーナーがセキュリティを上書きする。
  • この時、フルアクセス権限は誰にも渡してはいけない。
旧来、別ワークスペースにしないといけなかったものがこれに統合できます。
 
 
 
議事録、タスクなど全社共通の機能を担う要素を配置したい。
  • オープンで作成する。
  • デフォを編集権限とする。
  • データベースは、コンテンツ編集権限にページごとにさらに絞り込む。
機能ごとにまとめる事で、ドキュメントと分断され使いやすく構成することができます。